01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
定例会議があり、前回の議事録と今回の議題候補がメモとして残っているチーム。
そのまま使うのが難しい条件
議事録を作っておらず、前回の決定事項が本人の記憶にしか残っていない会議。
02 最初の一回でやること
- 前回議事録の未決事項と、今回上がっている議題候補を用意する。
- 所要時間の目安を付けたアジェンダ案を作り、進行役が過不足を確認する。
- 確認後に参加者へ共有し、当日の議題が変わった箇所を記録する。
続けて使うとき
会議開催の前日に進行役が作成し、当日朝までに確認。次回以降も同じタイミングで作る。
誰が、何を担当するか
作成担当：会議の進行役。確認担当：進行役自身または主催者。見直し担当：チーム責任者。
03 試した結果を、どう測るか
アジェンダ案の作成時間（分）と、当日の議題変更・追加の件数を進行役が毎回記録する。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続議題の抜けや当日の追加が減り、会議時間の見通しが立てやすくなっている。
変更作成のたびに議題を一から集め直しているなら、議題候補の集め方を見直す。
中止議題の重要度を誤って並べる状態が二回続いたら、進行役による事前確認を必須にする。
人手で回せる範囲
一つの定例会議から試す。複数の会議体に広げる場合は、会議ごとに議題の集め方を確認する。
05 そのまま使えるテンプレート
アジェンダ案の作成テンプレート
次の前回議事録と議題候補から、アジェンダ案を作成してください。 入力にない内容は推測せず「未確認」と記載してください。 【出力】 1. 持ち越し事項（前回議事録より） 2. 新規議題（優先度の高い順） 3. 各議題の想定所要時間（未確認は「未確認」と明記） 4. 決定が必要な事項 【前回議事録の未決事項】 ［貼り付け］ 【今回の議題候補】 ［貼り付け］ 【人が確認すること】 議題の優先順位／所要時間の妥当性／抜けている議題の有無
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
一般的な業務慣行をもとにした提案です。
手順・テンプレート・判断条件は本サイト用の提案です。実地での有効性は未確認です。組織ごとの会議運営ルールにより適する形は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。