01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
既に確定している規程・通知文の原文があり、対象者向けに分かりやすく伝えたい場合。
そのまま使うのが難しい条件
規程がまだ検討中で確定していない、または人事評価・懲戒など解釈に法務確認が要る内容。
02 最初の一回でやること
- 確定済みの原文と、入力してよい範囲（公開前提かどうか）を確認する。
- 条項ごとに要約し、原文の条項番号を対応づけて作成担当が原文と照合する。
- 規程の管理部門が確認した後に共有し、問い合わせが出た箇所を記録する。
続けて使うとき
規程・通知の改定時に作成担当が要約を作り、管理部門が公開前に確認。改定のたびに同じ手順で行う。
誰が、何を担当するか
作成担当：総務・管理部門の担当者。確認担当：規程の所管部門。見直し担当：部門責任者。
03 試した結果を、どう測るか
要約の作成・確認時間（分）と、公開後の問い合わせ件数を作成担当が毎回記録する。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続要約と原文の対応に誤りがなく、問い合わせが減っている。
変更確認のたびに条項の対応づけをやり直しているなら、原文の分け方や粒度を見直す。
中止誤った解釈の要約が共有された状態が一回でも起きたら、共有を止めて確認体制を見直す。
人手で回せる範囲
対象範囲の狭い通知から試す。就業規則など影響範囲の広い規程は、要約段階から法務・人事の確認を必須にする。
05 そのまま使えるテンプレート
規程・通知文の要約テンプレート
次の規程・通知文の原文を、以下の書式で要約してください。 入力にない内容は推測せず「未確認」と記載してください。解釈が分かれる条項は要約せず「原文参照」としてください。 【出力】 1. 対象者 2. 変更・通知の要点（条項番号を併記） 3. 対象者が対応すべき事項と期限 4. 原文参照が必要な条項 【原文】 ［入力してよい範囲の原文を貼る］ 【人が確認すること】 条項番号との対応の誤り／解釈の断定／公開範囲の妥当性
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
一般的な業務慣行をもとにした提案です。
手順・テンプレート・判断条件は本サイト用の提案です。実地での有効性は未確認です。組織ごとの規程・法務確認の要否により適する形は異なります。
試したことを、次の改善へ。
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