01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
ヒヤリハットの一次報告があり、記録として整理する担当者がいる場合。
そのまま使うのが難しい条件
原因分析や再発防止策の決定をそのまま任せる用途。当事者への責任判断を目的とする記録。
02 最初の一回でやること
- ヒヤリハットの一次報告メモから、入力してよい範囲の事実を確認する。
- 発生状況・実施した対応・確認が必要な事項をテンプレートで整理する。
- 責任者が整理内容を確認し、原因分析と再発防止の検討に使う。
続けて使うとき
発生当日に担当者が整理し、責任者が確認してから記録として保存する。
誰が、何を担当するか
作成担当：報告者または記録担当。確認担当：ケア責任者。見直し担当：施設の安全管理担当。
03 試した結果を、どう測るか
一件あたりの整理・確認時間（分）と、記録として保存されるまでの日数を担当が記録。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続報告から記録までの流れが定着し、確認の負担が下がっている。
変更記録を作る担当者が実際には使っておらず、報告が紙のままになる状態が続くなら、入口を見直す。
中止記録が原因分析に活用されない状態が続いたら、整理項目と共有先を見直す。
人手で回せる範囲
軽微なヒヤリハットの記録整理から試す。重大な事案は責任者が直接対応し、記録は事後に整理する。
05 そのまま使えるテンプレート
ヒヤリハット記録の整理シート
次のヒヤリハット報告メモを、以下の書式で整理してください。入力にない内容は推測せず「未確認」と記載してください。原因分析や再発防止策の判断は書かないでください。 【出力】 1. 発生状況（事実のみ） 2. 実施した対応 3. 確認が必要な事項 4. 責任者への共有事項 【報告メモ】 ［入力してよい範囲のメモを貼る］ 【人が確認すること】事実の正確性／責任判断の混入／個人情報の記載範囲
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
医療・介護施設におけるヒヤリハット報告の一般的な業務慣行をもとにした提案
特定の事業者の実績にもとづくものではなく、実地での有効性は未確認です。制度・規程・契約条件により手順や判断基準は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。