01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
過去の申請書・稟議書のフォーマットがあり、金額や科目はすでに確定している場合。
そのまま使うのが難しい条件
金額や勘定科目そのものが未確定、または申請の可否を判断する必要がある場合。
02 最初の一回でやること
- 過去の申請書のうち、承認された文面のサンプルを用意する。
- 目的・金額・科目・効果の項目で下書きを作成し、申請者が内容を確認する。
- 確認後に申請し、経理担当からの差し戻し内容を記録する。
続けて使うとき
経費申請・稟議起票のたびに申請者が下書きし、提出前に上長が内容を確認する。四半期に一度、差し戻しの傾向を見直す。
誰が、何を担当するか
作成担当：申請者本人。確認担当：申請者の上長。見直し担当：経理・管理部門の担当者。
03 試した結果を、どう測るか
下書きにかかった時間（分）と、提出後の差し戻し件数を経理担当が記録する。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続差し戻しが減り、申請から承認までの時間が短くなっているかを確認する。
変更同じ理由で差し戻しが続くなら、下書きの項目そのものを見直す。
中止金額や科目の誤りが承認後に見つかる事態が一回でも起きたら、この手順を止めて申請前チェックを人手で行う。
人手で回せる範囲
文面の下書きに限って使う。金額の妥当性・勘定科目・稟議の可否は、申請者と承認者が人手で判断する。
05 そのまま使えるテンプレート
経費・稟議申請理由の下書きテンプレート
次の申請内容のメモから、申請理由の下書きを作成してください。 入力にない内容は推測せず「未確認」と記載してください。金額や勘定科目の妥当性については判断しないでください。 【出力】 1. 申請の目的 2. 金額・科目（入力された内容のみ記載） 3. 期待する効果（提案として） 4. 未確認・要確認の点 【申請内容のメモ】 ［入力してよい範囲のメモを貼る］ 【人が確認すること】 金額・科目の妥当性／申請理由と実態の一致／社内規程との整合
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
一般的な業務慣行をもとにした提案です。
手順・テンプレート・判断条件は本サイト用の提案です。実地での有効性は未確認です。組織ごとの経理規程・稟議ルールにより適する形は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。