01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
定型の申請様式があり、必要項目と添付書類の一覧を用意できる場合。
そのまま使うのが難しい条件
記載内容の適法性や申請の可否そのものを判断させる用途。様式が案件ごとに大きく異なる申請。
02 最初の一回でやること
- 申請様式から必要項目と添付書類の一覧を書き出す。
- 作成済みの書類をもとに、記載漏れ・未添付の候補をテンプレートで洗い出す。
- 有資格者が候補を確認し、提出可否を判断する。
続けて使うとき
提出前に担当者が確認候補を作成し、有資格者が最終確認してから提出する。
誰が、何を担当するか
作成担当：書類を作成した担当者。確認担当：有資格者。見直し担当：事務所の管理責任者。
03 試した結果を、どう測るか
書類一件あたりの確認にかかった時間（分）と、確認で見つかった記載漏れの件数を担当が記録。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続記載漏れの見落としが減り、確認の負担が下がっている。
変更候補の抽出漏れや誤検出が毎回発生するなら、チェック項目を見直す。
中止使う担当者が一人に偏り、休止時に引き継げない状態が続いたら、手順を作り直す。
人手で回せる範囲
定型の申請様式から試す。様式変更や特殊な案件が増えたら、チェック項目を都度更新する。
05 そのまま使えるテンプレート
提出前チェックリスト作成テンプレート
次の申請書類の記載内容を、必要項目一覧と照らして確認してください。入力にない内容は推測せず「未確認」と記載してください。提出できるかどうかの判断は書かないでください。 【必要項目一覧】 ［様式ごとの必須項目・添付書類を貼る］ 【作成済み書類の内容】 ［入力してよい範囲の内容を貼る］ 【出力】未記載の候補／添付不足の候補／確認が必要な箇所 【人が確認すること】記載漏れの実際の有無／提出可否の判断
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
許認可申請にかかる書類確認の一般的な業務慣行をもとにした提案
特定の事業者の実績にもとづくものではなく、実地での有効性は未確認です。制度・規程・契約条件により手順や判断基準は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。