01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
作業の流れを聞き取りメモや箇条書きで用意でき、既存の手順書がないか古い業務。
そのまま使うのが難しい条件
作業手順が状況によって毎回大きく変わり、標準化した手順そのものが存在しない業務。
02 最初の一回でやること
- 対象の作業について、担当者への聞き取りメモまたは操作記録を用意する。
- 手順・注意点・例外の三つに分けて下書きし、担当者以外の一名が手順どおりに再現できるか確かめる。
- 確認後に正式な手順書として共有し、再現できなかった箇所を記録する。
続けて使うとき
業務の追加・変更時に担当者が下書きを作成し、担当者以外の一名が再現確認。四半期に一度、内容が古くなっていないか見直す。
誰が、何を担当するか
作成担当：作業の担当者。確認担当：担当者以外の一名。見直し担当：チーム責任者。
03 試した結果を、どう測るか
下書きの作成時間（分）と、再現確認で見つかった抜け・誤りの件数を確認担当が毎回記録する。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続再現確認での抜けが減り、担当者以外でも手順書だけで作業を進められている。
変更再現確認のたびに大きな補記が必要なら、聞き取りの粒度と下書きの構成を見直す。
中止誤った手順が共有された状態が二回続いたら、共有を止めて確認方法を再設計する。
人手で回せる範囲
一つの作業から試す。複数の業務に広げる場合は、業務ごとに再現確認の担当者を割り当てる。
05 そのまま使えるテンプレート
手順書の下書きテンプレート
次の聞き取りメモまたは作業記録から、手順書の下書きを作成してください。 入力にない内容は推測せず「未確認」と記載してください。 【出力】 1. 作業の目的（1〜2文） 2. 手順（番号付き） 3. 注意点・例外 4. 確認が必要な事項 【聞き取りメモ・作業記録】 ［入力してよい範囲のメモを貼る］ 【人が確認すること】 手順の抜け・順序の誤り／担当者以外が再現できるか／古い手順が残っていないか
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
一般的な業務慣行をもとにした提案です。
手順・テンプレート・判断条件は本サイト用の提案です。実地での有効性は未確認です。組織ごとの規程・業務ルールにより適する形は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。