01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
問い合わせの内容と案内する相談枠の情報、相談分野ごとの持参書類一覧がそろっていて、担当者が案内文を確認できる場合。
そのまま使うのが難しい条件
相談内容そのものへの回答や、業務の引き受け可否を案内文に含める場合。個人情報の記載範囲が未確認の問い合わせ。
02 最初の一回でやること
- 問い合わせ内容と、相談分野ごとに必要な持参書類一覧のうち入力してよい範囲を確認する。
- 相談枠・持参書類・所要時間などの案内項目をテンプレートで下書きする。
- 担当者が下書きを確認し、相談内容への言及や持参書類の記載漏れがないかを確認して送付する。
続けて使うとき
問い合わせを受けた当日または翌営業日までに担当者が下書きし、送付前に確認する。
誰が、何を担当するか
作成担当：問い合わせ対応の担当者。確認担当：相談を担当する有資格者。見直し担当：事務所の管理責任者。
03 試した結果を、どう測るか
問い合わせ一件あたりの案内文作成にかかった時間（分）と、送付までの日数を担当が記録。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続案内文の作成・送付にかかる時間が短くなり、送付までの日数が縮まっているかを確認する。
変更案内項目や持参書類の抜け・言い回しの修正が毎回必要なら、テンプレートの項目を見直す。
中止相談内容への回答が案内文に含まれる状態が続いたら、利用を止めて手順を見直す。
人手で回せる範囲
決まった項目の案内文作成から試す。相談内容に関わる記載が必要な場合は、有資格者が直接作成する。
05 そのまま使えるテンプレート
初回相談案内文テンプレート（持参書類案内つき）
次の情報から、初回相談の案内文を下書きしてください。入力にない内容は推測せず「未確認」と記載してください。相談内容への回答や引き受けの可否は書かないでください。 【相談枠の情報】 ［日時・場所・所要時間など入力してよい範囲を貼る］ 【相談分野ごとの持参書類一覧】 ［入力してよい範囲の持参書類リストを貼る］ 【問い合わせの概要】 ［入力してよい範囲の概要を貼る］ 【出力】案内文の下書き（相談枠・持参書類・所要時間を含む） 【人が確認すること】相談内容への言及の有無／個人情報の記載範囲／引き受け可否の記載／持参書類一覧の正確性
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
士業事務所における初回相談案内の一般的な業務慣行をもとにした提案
特定の事業者の実績にもとづくものではなく、実地での有効性は未確認です。制度・規程・契約条件により手順や判断基準は異なります。
試したことを、次の改善へ。
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