01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
手続きの進捗状況が確認できていて、事実のみを伝える連絡を作る場合。
そのまま使うのが難しい条件
手続きの見通しや結果の予測を伝える連絡。機密性の高い案件内容を含む連絡。
02 最初の一回でやること
- 進捗状況のうち、確認済みの事実を入力してよい範囲で整理する。
- 事実だけを使って進捗報告文をテンプレートで下書きする。
- 有資格者が見通しや判断にあたる表現が入っていないか確認してから送付する。
続けて使うとき
進捗が動いた時点で担当者が下書きし、有資格者が確認してから依頼者へ送付する。
誰が、何を担当するか
作成担当：案件担当者。確認担当：有資格者。見直し担当：事務所の管理責任者。
03 試した結果を、どう測るか
一通あたりの下書き・確認・修正時間（分）と、確認で削除した判断表現の件数を担当が記録。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続見通しや判断にあたる表現の混入がなく、下書きの手直しが減っている。
変更事実の抜けや表現の修正が毎回必要なら、入力項目と文面の見本を見直す。
中止判断や見通しを断定的に書いてしまう状態が続いたら、利用を止めて文面の設計を見直す。
人手で回せる範囲
進捗のみを伝える定型連絡から試す。結果の見通しに触れる連絡は、必ず有資格者が文面を作成する。
05 そのまま使えるテンプレート
進捗報告文の下書きテンプレート
次の確認済みの事実だけを使って、依頼者への進捗報告文を下書きしてください。入力にない内容は推測せず「未確認」と記載してください。見通しや結果の予測は書かないでください。 【確認済みの事実】 ［手続き名／現在の状況／次に予定していることを入力してよい範囲で貼る］ 【出力】件名／宛名／本文／確認事項 送信前確認：事実の正確性／見通し表現の有無／宛先
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
士業事務所における依頼者連絡の一般的な業務慣行をもとにした提案
特定の事業者の実績にもとづくものではなく、実地での有効性は未確認です。制度・規程・契約条件により手順や判断基準は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。