01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
既にAIを個人や部署単位で使っているが、入力範囲や確認方法が明文化されていない組織。
そのまま使うのが難しい条件
AIの利用実績がまだなく、具体的な業務での使い方が一件も決まっていない段階。
02 最初の一回でやること
- 現在どの業務でAIが使われているか、部署ごとに聞き取って一覧にする。
- 業務ごとに入力してよい情報の範囲と、出力を確認する担当・方法を整理する。
- 確認後に周知し、ルールに沿っていない使い方が見つかった件数を記録する。
続けて使うとき
四半期に一度、利用状況を担当部署が確認し、ルールに沿っていない使い方があれば内容を見直す。
誰が、何を担当するか
作成担当：情報システムまたは管理部門の担当者。確認担当：各部署の責任者。見直し担当：ルール全体の管理責任者。
03 試した結果を、どう測るか
ルール整理にかかった時間（分）と、周知後に見つかったルール逸脱の件数を管理担当が記録する。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続ルールに沿った使い方が定着し、逸脱の件数が減っている。
変更同じ業務で毎回問い合わせが来るなら、その業務のルール記載を具体化する。
中止機密情報の入力など重大な逸脱が一回でも起きたら、周知を止めてルールと運用体制を見直す。
人手で回せる範囲
既に使われている業務の言語化から始める。まだ使われていない業務への適用可否は、部署責任者が個別に判断する。
05 そのまま使えるテンプレート
AI利用ルール整理テンプレート
次の部署ごとの利用状況メモから、ルール整理の下書きを作成してください。 入力にない内容は推測せず「未確認」と記載してください。 【出力】 1. 業務ごとの利用状況（部署・用途） 2. 業務ごとに入力してよい情報の範囲 3. 出力を確認する担当・タイミング 4. ルール化にあたり確認が必要な事項 【部署ごとの利用状況メモ】 ［入力してよい範囲のメモを貼る］ 【人が確認すること】 入力範囲の判断の妥当性／確認担当の実行可能性／既存の情報管理規程との整合
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
一般的な業務慣行をもとにした提案です。
手順・テンプレート・判断条件は本サイト用の提案です。実地での有効性は未確認です。組織ごとの情報管理規程・契約条件により適する形は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。