01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
発注書・納品書・請求書の記載内容をテキストや表で入力できる卸売事業者。
そのまま使うのが難しい条件
請求書・納品書の様式が毎回異なり、項目の対応関係が確認できない場合。
02 最初の一回でやること
- 対象の発注書・納品書・請求書から、品目・数量・単価の項目を抜き出す。
- 品目ごとに三者を突き合わせ、一致・数量相違・単価相違・記載なしに分類する。
- 経理担当者が差異の原因を確認し、支払処理を進めるか保留するか判断する。
続けて使うとき
請求書受領時に発注書・納品書と突き合わせを行い、支払期日までに経理担当者が差異を確認して処理する。月次で差異の傾向を見直す。
誰が、何を担当するか
作成担当：経理事務担当者。確認担当：経理責任者。見直し担当：仕入れ担当者。
03 試した結果を、どう測るか
突き合わせにかかる時間（分）、差異が見つかった件数、支払後に判明した誤りの件数を月次で記録する。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続差異を支払前に発見でき、支払後の訂正が減っている。
変更特定の取引先や品目で差異が繰り返されるなら、納品書の記載ルールを取引先と調整する。
中止差異の見落としによる支払誤りが二回続いたら、運用を止めて突き合わせの項目から見直す。
人手で回せる範囲
記載項目が明確な取引先から始める。単価や数量の相違が契約条件の解釈に関わる場合は、突き合わせ結果だけで判断せず取引先へ確認する。
05 そのまま使えるテンプレート
発注書・納品書・請求書突合シート
以下の発注書・納品書・請求書を、品目ごとに突き合わせてください。 支払の可否は判断せず、差異の整理にとどめてください。記載がない項目は「未確認」としてください。 発注書（品目・数量・単価）：［貼り付け］ 納品書（品目・数量・単価）：［貼り付け］ 請求書（品目・数量・単価）：［貼り付け］ 出力：品目／発注書の記載／納品書の記載／請求書の記載／分類（一致・数量相違・単価相違・記載なし） 経理責任者の確認：差異の原因／支払処理の可否／取引先への確認要否
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
卸売業の一般的な業務慣行をもとにした提案
特定の事業者の実績にもとづくものではなく、実地での有効性は未確認です。取扱品目・契約条件・事業者ごとの規程により、手順や判断基準は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。