01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
商品コード・ロット番号ごとに納品記録・出荷伝票を確認でき、得意先からの連絡内容と照合できる場合。
そのまま使うのが難しい条件
クレームの内容が製品の安全性に関わり、即時の専門部門による対応が必要な場合。
02 最初の一回でやること
- 得意先からの連絡内容を、商品コード・ロット番号を手がかりに納品記録・出荷伝票と照合する。
- 照合で確認できた事実と、未確認の事項（原因・返品理由の詳細など）を分けて一次整理メモにする。
- 担当者が内容を確認し、対応方針と次の連絡担当を決める。
続けて使うとき
クレーム・返品連絡を受けるたびに一次整理メモを作成し、担当者が確認して対応する。記録項目は品目カテゴリごとに見直す。
誰が、何を担当するか
作成担当：受付担当者。確認担当：営業担当者。見直し担当：営業管理責任者。
03 試した結果を、どう測るか
整理にかかる時間（分）、同一得意先からの再連絡件数を月ごとに記録する。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続一次整理にかかる時間が減り、対応漏れが起きていない。
変更特定の品目でクレーム理由の分類が実態と合わないなら、整理項目を見直す。
中止整理メモが二回続けて対応判断に使われなかったら、運用を止めて受付方法から見直す。
人手で回せる範囲
事実確認ができている範囲から整理を始める。返金・交換・取引条件の変更判断は、営業管理責任者が行い、メモの内容を根拠に自動で決めない。
05 そのまま使えるテンプレート
クレーム・返品一次整理メモシート
以下の得意先からの連絡内容と、商品コード・ロット番号ごとの納品記録・出荷伝票から、事実と未確認事項を分けた一次整理メモを作成してください。 記録と照合できない事項は推測せず「未確認」と記載してください。返金・交換の可否は判断せず、整理の提示にとどめてください。 得意先,連絡日,商品コード,ロット番号,内容,納品記録・出荷伝票との照合結果 ［記入］ 出力：事実の整理／未確認事項／対応担当への申し送り
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
卸売業の一般的な業務慣行をもとにした提案
特定の事業者の実績にもとづくものではなく、実地での有効性は未確認です。取扱品目・取引条件・事業者ごとの規程により、手順や判断基準は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。