01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
契約書や条件変更の連絡記録が、入力できる形で残っている卸売事業者。
そのまま使うのが難しい条件
契約書が未確認・未入力で、口頭確認のみの条件を記載したい場合。
02 最初の一回でやること
- 契約書・条件変更の連絡記録から、取引先ごとの掛け率・支払条件・適用開始日を抜き出す。
- 抜き出した内容を台帳の形式に整理し、根拠となる資料名・日付を残す。
- 経理・営業の担当者が、現在適用されている条件と台帳の内容が一致しているか確認する。
続けて使うとき
条件変更の連絡を受けたタイミングで台帳を更新する。四半期ごとに現行条件との突合を行う。
誰が、何を担当するか
作成担当：営業事務担当者。確認担当：経理担当者。見直し担当：営業責任者。
03 試した結果を、どう測るか
台帳更新にかかる時間（分）と、金額計算時に条件相違が見つかった件数を経理担当が記録する。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続条件相違による金額の誤りが減り、台帳を根拠として使える状態が続いている。
変更特定の取引先で条件変更の反映漏れが繰り返されるなら、連絡の受付方法を変える。
中止誤った条件で金額計算に使われた事態が二回発生したら、台帳の利用を止めて更新手順から見直す。
人手で回せる範囲
条件変更の記録が明確な取引先から始める。台帳は、取引条件を確認する担当者以外に共有しない範囲で扱う。
05 そのまま使えるテンプレート
取引条件台帳・整理シート
以下の契約書・条件変更の記録から、取引先ごとの台帳項目を整理してください。 記録にない条件や金額は推測せず「未確認」と記載してください。 契約書・条件変更の記録：［貼り付け］ 出力：取引先名／掛け率／支払条件／適用開始日／根拠資料と日付／未確認事項 確認担当者の照合：現行条件との一致／適用日の妥当性／根拠資料の有無
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
卸売業の一般的な業務慣行をもとにした提案
特定の事業者の実績にもとづくものではなく、実地での有効性は未確認です。取扱品目・契約条件・事業者ごとの規程により、手順や判断基準は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。