01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
用語の使われ方が部署ごとにばらついており、説明資料や手順書で表記を統一したい場合。
そのまま使うのが難しい条件
業務や組織の再編が進行中で、用語の定義自体が固まっていない場合。
02 最初の一回でやること
- 既存の資料・議事録から、頻出する用語とその使われ方を集める。
- 用語・定義・使用例の項目で整理し、担当部署が定義の妥当性を確認する。
- 確認後に共有し、用語集にない用語が見つかった件数を記録する。
続けて使うとき
半年に一度、頻出する用語を見直し、新しい用語が出るたびに担当者が追記する。
誰が、何を担当するか
作成担当：用語集の担当者。確認担当：関連部署の責任者。見直し担当：情報管理の責任者。
03 試した結果を、どう測るか
整理にかかった時間（分）と、用語集にない用語が問い合わせにつながった件数を確認担当が記録する。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続用語に関する問い合わせが減り、資料間の表記が揃っているかを確認する。
変更同じ用語で解釈のずれが続くなら、定義の書き方を見直す。
中止誤った定義が意思決定に使われる事態が一回でも起きたら、この手順を止めて定義を人手で確定し直す。
人手で回せる範囲
用語の収集・整理に限って使う。定義の最終確定は、関連部署の責任者が人手で行う。
05 そのまま使えるテンプレート
社内用語集の整備テンプレート
次の資料・議事録のメモから、頻出する用語の候補と使われ方を整理してください。 入力にない内容は推測せず「未確認」と記載してください。 【出力】 1. 用語の候補 2. 使われている文脈・使用例 3. 定義案（提案として） 4. 未確認・要確認の点 【資料・議事録のメモ】 ［入力してよい範囲のメモを貼る］ 【人が確認すること】 定義の妥当性・抜け／部署間での解釈の違い／機密情報の入力範囲
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
一般的な業務慣行をもとにした提案です。
手順・テンプレート・判断条件は本サイト用の提案です。実地での有効性は未確認です。組織・業務内容により適する用語の粒度は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。