01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
担当者交代の予定があり、現担当者が業務メモや作業ログを用意できる場合。
そのまま使うのが難しい条件
業務が属人的すぎて、現担当者自身も手順を言語化できていない場合。
02 最初の一回でやること
- 現担当者が、業務メモと未完了事項のリストを用意する。
- 担当業務・進行中の案件・注意点・連絡先の項目で整理し、後任が項目ごとに確認する。
- 確認後に共有し、後任から出た質問と抜けていた項目を記録する。
続けて使うとき
異動・退職が決まった時点で現担当者が作成し、引き継ぎ期間中に後任が確認。引き継ぎ完了後に一度見直す。
誰が、何を担当するか
作成担当：現担当者。確認担当：後任担当者。見直し担当：チーム責任者。
03 試した結果を、どう測るか
作成・確認にかかった時間（分）と、引き継ぎ後に発生した抜け・問い合わせの件数をチーム責任者が記録する。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続引き継ぎ後の問い合わせが減り、後任が項目に沿って業務を把握できている。
変更毎回同じ抜けが出るなら、標準項目そのものを見直す。
中止重要な引き継ぎ漏れで業務が止まる事態が起きたら、この手順だけに頼らず面談での引き継ぎを併用する。
人手で回せる範囲
定型業務の引き継ぎから試す。専門性の高い業務は、書面の引き継ぎに加えて期間を設けた同行を組み合わせる。
05 そのまま使えるテンプレート
引き継ぎメモの整理テンプレート
次の業務メモと未完了事項のリストから、引き継ぎメモを作成してください。 入力にない内容は推測せず「未確認」と記載してください。 【出力】 1. 担当業務の一覧 2. 進行中の案件と現在の状況 3. 注意点・過去のトラブルと対応 4. 関連する連絡先・確認先 【業務メモ・未完了事項】 ［入力してよい範囲のメモを貼る］ 【人が確認すること】 進行中案件の状況の誤り／連絡先の最新性／抜けている業務の有無
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
一般的な業務慣行をもとにした提案です。
手順・テンプレート・判断条件は本サイト用の提案です。実地での有効性は未確認です。組織ごとの引き継ぎルールにより適する形は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。