01 このやり方が合う条件
こんな仕事・チームに
出荷実績と入荷予定を確認でき、遅延理由をある程度把握できる卸売事業者。
そのまま使うのが難しい条件
遅延理由や再出荷日が未確定で、確定した情報として得意先に伝えたい場合。
02 最初の一回でやること
- 欠品・遅延が発生した品目の出荷実績・入荷予定・分かっている理由を整理する。
- 確定している情報だけで連絡文の下書きを作り、未確定の再出荷日は「未定」と明記する。
- 営業担当が得意先ごとの関係性・言い回しを確認し、送付前に修正する。
続けて使うとき
欠品・遅延の判明時に下書きを作成し、当日中に営業担当が確認して送付する。週次で発生件数と理由を振り返る。
誰が、何を担当するか
作成担当：出荷管理担当者。確認担当：営業担当者。見直し担当：営業責任者。
03 試した結果を、どう測るか
連絡文の下書き・確認時間（分）と、送付後に得意先から再確認の連絡があった件数を営業担当が記録する。
未計測はゼロに置き換えず、そのまま残します。入力・確認・修正を含め、同じ作業範囲で比較してください。
04 続ける・変える・やめる
継続確定情報だけで連絡文が作成でき、送付後の再確認が減っている。
変更同じ品目で欠品・遅延が繰り返されるなら、入荷予定の取得方法や発注タイミングを見直す。
中止未確定の再出荷日を断定して伝えた誤りが二回続いたら、下書き作成を止めて情報の確定手順を見直す。
人手で回せる範囲
理由や入荷予定がある程度分かっている案件から始める。特定の得意先固有の契約上の補償・値引きに関わる判断は下書きに含めない。
05 そのまま使えるテンプレート
欠品・遅延連絡下書きシート
以下の出荷実績・入荷予定・分かっている理由から、得意先向けの連絡文を下書きしてください。 再出荷日や理由が確定していない場合は断定せず「未定」「確認中」と記載してください。 品目：［記入］ 欠品・遅延の状況：［記入］ 出荷実績：［記入］ 入荷予定（確定・未確定を分けて）：［記入］ 分かっている理由：［記入があれば］ 出力： 1. 得意先への連絡文の下書き 2. 使用した確定情報 3. 未確定のため連絡文に含めなかった事項 営業担当の確認：得意先との関係性／言い回し／契約上の補償に関わる記載の有無
このサイトで作成した提案用テンプレートです。業務に合わせたコピー・改変を想定しています。［入力欄］を埋め、結果を確認して使ってください。
06 実践記録と出典
確認済みの実践記録は、まだありません。
この手順の効果は未評価です。実施者を確認した記録や成果値は掲載していません。
卸売業の一般的な業務慣行をもとにした提案
特定の事業者の実績にもとづくものではなく、実地での有効性は未確認です。取扱品目・契約条件・事業者ごとの規程により、手順や判断基準は異なります。
試したことを、次の改善へ。
試せなかったことや訂正依頼も、改善の手がかりになります。投稿は非公開で確認し、自動公開はしません。